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Transfert de BL avec regroupement en 1 facture

Vous souhaitez utiliser la fonction « Bons de livraison », mais vous constatez que vous ne pouvez pas regrouper ceux-ci en une seule facture...

N'ayez plus d'hésitation, ce module est fait pour vous : sélectionnez une liste de Bons de livraison, cliquez, le logiciel fait le reste. Vous obtiendrez une seule facture par client, avec le détail de chaque BL !

Vous disposez de nombreux paramètres vous permettant de personnaliser et automatiser les transferts. Vous pouvez ajouter des points de rupture, afin de séparer les BL d'un même client en plusieurs factures, selon les critères de votre choix,vous pouvez transférer l'ensemble des lignes de chaque BL, ou ne conserver qu'une seule ligne avec le total, etc

Type de transfert

Deux types de transfert sont possibles :

  • soit toutes les lignes de chaque BL sont transférées,
  • soit une seule ligne est inscrite dans la facture, reprenant seulement le total du BL

Contraintes

Pour être regroupés dans une même facture, les BL doivent être associés au même code client.

  • Si vous choisissez de transférer toutes les lignes, les BL ne doivent pas avoir de tranches, ni de postes complémentaires, ni de frais de chantier.
  • Par contre vous n'avez aucune contrainte si le transfert se fait sur une seule ligne.

Interface principale



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Eléments visibles.


Les dates : afin de limiter l'affichage des BL à partir d'une date de début, ou jusqu'à une date limite, ou sur une période, selon que vous cochez ou non l'une ou l'autre des dates.

Date de facturation : les factures seront toutes datées de cette date, qui restera modifiable dans Batigest.


Eléments masqués

Cliquez sur la flèche blanche sur fond bleu, vous afficherez des fonctions supplémentaires :

  • Le choix des champs du BL qui seront affichées dans la liste (à titre d'information)
  • Un choix de filtres permettant de limiter les BL à traiter.

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Détail des préférences


Tout d'abord l’ordre dans lequel les BL vont être traités.


Par défaut, les BL sont classés par code client, et ce critère ne peut pas être modifié, puisque cela correspond à la rupture par client : tout les BL associés au même code client sont transférés dans la même facture. Si vous avez ajouté des points de rupture supplémentaires, les BL seront classés selon ces points de ruptures : Code Client, puis Rupture1, puis Rupture2.

En dehors des points de rupture, vous allez classer les BL comme vous voulez, ce classement déterminera l'ordre dans lequel les BL seront placés dans chaque facture. Trois classements successifs sont à votre disposition :

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Regroupement : les points de rupture

Déjà évoqué ci-dessus, les points de ruptures sont les informations qui vont déclencher la création d'une nouvelle facture. Par défaut, et obligatoirement, c'est le code client qui provoque la création d'une facture, les BL suivants, ayant le même code client, sont intégrés dans la même facture.

Si vous activez un point de rupture supplémentaire, cela va permettre la création de plusieurs factures pour le même code client.

Par exemple, vous pouvez indiquer que le code chantier sera votre point de rupture. Dans ce cas, à chaque changement de code chantier, pour un même code client, vous aurez une facture différente : Tous les BL seront regroupés par chantier, et les BL sans code chantier seront dans une facture séparée.

Vous pouvez aussi vous servir du code représentant (une facture par représentant), ou les groupes (une facture par groupe), ou tout autre champ.

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Les options de transfert

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Toutes les lignes

Si vous choisissez de transférer toutes les lignes de chaque BL, vous ne pourrez transférer que les Bons de livraison qui ne comportent ni tranches, ni frais de chantier, ni postes complémentaires.

Cette contrainte permet de garantir un transfert parfaitement identique au BL. Pour chaque BL une première ligne de texte (paramétrable, voir plus bas) sera enregistrée, suivie de l'ensemble des lignes du BL.

L'option « Ligne vierge » placée sur la droite vous permet d'insérer une ligne vierge à la fin de chaque BL, afin de bien séparer les lignes de chaque BL.

Total uniquement

Si vous transférez seulement le total, il vous faudra indiquer le compte de vente qui sera affecté à chaque ligne. Il faut noter que si plusieurs taux de Tva sont présents dans un même BL, le logiciel importera le BL sur autant de lignes que de taux de Tva présents.

L'option « Ligne vierge » placée sur la droite vous permet d'insérer une ligne vierge à la fin de chaque BL, afin de bien séparer les lignes de chaque BL.

Le libellé paramétrable

Ce libellé sera utilisé soit comme première ligne, dans le cas de l'option « toutes les lignes », soit comme libellé du BL, avec une quantité 1, et le prix total du BL, dans l'option « Total uniquement ».

Ce libellé est généré par une requête Sql. Vous avez, par défaut, quelques exemples à votre disposition. Vous avez la possibilité de créer, modifier, copier, supprimer, autant de modèles que vous le souhaitez en accédant à l'éditeur de requêtes en cliquant sur le bouton situé à droite.

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Les fonctions Modifier, Ajouter, Copier, Supprimer ne nécessitent pas d'explications particulières, mais la fonction Importer propose deux solutions : soit vous remplacez, soit vous ajoutez les requêtes modèles.

Que ce soit en mode « modification » ou en mode « création », vous obtiendrez cet écran

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Le libellé et le descriptif sont à votre convenance, il n'y a aucune contrainte de syntaxe.

Par contre, la syntaxe de la requête doit être totalement conforme aux standards SQL. Ne vous y aventurez pas si vous n'avez pas les compétences nécessaires. Les possibilités sont extrêmement vastes, et permettent d'aller chercher des informations dans les BL, dans les fiches Client, dans les Chantiers, etc.

Cette requête ne doit pas comporter le mot clé WHERE, ni ce qui peut suivre, car celui-ci, ainsi que la fin de la requête, sera ajouté automatiquement par le logiciel.


Le sujet de la facture

Lors de la création de la facture, vous pouvez enregistrer des informations dans le sujet :

  • afficher un texte paramétrable
  • mentionner le premier point de rupture optionnel
  • mentionner le deuxième point de rupture optionnel
  • afficher la date du transfert
  • afficher le nom du responsable du transfert.
La simulation vous permet d'avoir un exemple de ce qui sera généré.
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La traçabilité dans les BL

Vous pouvez enregistrer des informations dans chaque BL lors du transfert :

  • insertion d'un ensemble d'informations dans
    • le bloc-note,
    • la lettre d'entête, ou
    • la lettre de pied,
  • insertion du code facture dans un champ texte de votre choix
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La traçabilité dans les lignes de factures


Vous pouvez enregistrer le code chaque BL dans les lignes de facture, de la même façon que Batigest inscrit le code du devis ou de la commande lors d'une importation de lignes.

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