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Saisie des heures du Suivi Main d’œuvre

Dans Batigest, la saisie des heures dans le suivi de chantier est une fonction monoposte : même si Batigest est installé en réseau , plusieurs utilisateurs ne peut pas faire la saisie en même temps. Par ailleurs, on ne dispose d'aucun moyen permettant de copier la saisie d'un salarié sur un autre, d'un jour sur un autre, etc.

Avec ce module, on dispose d'un outil radicalement différent. En voici les grandes lignes :


Avant de commencer, les prérequis...



Ce module va utiliser au maximum les possibilités offertes par PgiBat concernant les salariés et les chantiers. Il va donc être nécessaire, avant de commencer à utiliser la saisie des heures, de vérifier que les fiches salariés, les fiches chantiers, les équipes, etc. soient bien complètées. Il vous faudra donc aller sur la fonction "Gestion des tables complémentaires". Les fonctions à utiliser :
  • Suppléments Salariés : principalement pour déterminer s'ils sont actifs ou non
  • Equipes Salariés : pour faciliter les copies des heures d'un membre de l'équipe à un autre
  • Suppléments Chantiers : pour identifier quels sont les chantiers de production, absence, etc


Personnaliser le tableau de saisie



Au premier démarrage, le tableau se présente ainsi :
pgibat_28_01

Autour du tableau, on trouve :

  • en haut une barre de boutons avec principalement le choix de la période de saisie
  • en bas une autre barre de boutons avec principalement « Enregistrer » et « Transférer »
  • sur la droite un panneau de personnalisation de l'affichage

Les barres de boutons seront présentées plus tard, voyons ce panneau de personnalisation.

Ce panneau est divisé verticalement en deux parties. La partie de gauche permet de filtrer les informations qui seront affichées (choix des salariés et affichage des heures déjà saisies) tandis que la partie droite permet de choisir les colonnes du tableau ainsi que le nombre de jours travaillés de la semaine.

Comme ailleurs dans PgiBat, ce panneau peut être masqué pour libérer de l'espace. Le bouton « Filtres », placé en bas à droite de la fenêtre permet cette opération, avec 3 possibilités :

  1. le panneau complet est visible (c'est la position par défaut)
  2. seule la partie gauche du panneau, avec les filtres salariés, est affichée
  3. le panneau est totalement masqué


Panneau de droite du tableau de configuration


Affichage de la semaine :

  • le premier jour de la semaine est le lundi (non modifiable)
  • Le nombre de jours est compris entre 5 et 7.

Format de l'affichage des dates :

  • c'est le format qui sera utilisé dans le tableau pour afficher la date de chaque jour

Informations à afficher :

    pgibat_28_02
  • Information chantiers : choisissez soigneusement les colonnes que vous afficherez car celles-ci peuvent être utilisées pour rechercher les chantiers, ne sélectionnez pas trop de colonnes car vous allez surcharger le tableau (à moins d'avoir un écran large). Habituellement, les colonnes les plus pratiques sont le libellé, le nom du client, l'adresse et la ville du chantier.
  • Compléments chantiers : ces informations ne sont pas stockées dans Batigest, mais dans PgiBat. Ici elles ne peuvent servir qu'à titre d'information complémentaire.
  • Informations salariés : habituellement l'affichage du nom suffit, mais si vous avez bien renseigné les compléments, vous pouvez préférer le prénom ou les initiales, et dans ce cas, vous ne cochez rien, voir ci-dessous
  • Compléments salariés : comme pour les chantiers, ces informations sont stockées dans PgiBat, et sont à titre d'information.
  • Rubriques Heures : Ce choix est essentiel, car ce sont ces colonnes qui vont vous permettre de saisir les heures sur les chantiers
  • Autres rubriques : comme pour les heures, ces colonnes vont vous permettre de saisir les autres informations liées au suivi de la main d'oeuvre, comme les paniers, les primes, les km, etc.
  • Ajouter le total des heures : sur un même chantier, vous pouvez saisir plusieurs rubriques de type heure, cette colonne fait la somme des heures
  • Afficher les commentaires : Vous pouvez saisir un texte court pour chaque affectation, ce texte est transmis dans Batigest.

Le bouton « Décocher tout » permet de tout initialiser.

Les critères que vous choisissez sont enregistrés automatiquement à la fermeture de la fenêtre courante.



Panneau de gauche du tableau de configuration


Affichage des heures déjà saisies

pgibat_28_03

Lors de la saisie des heures, il est important de voir si des tâches ont déjà été enregistrées pour le salarié et la période courante.

D'une part cela vous évitera de faire des saisies en double, et d'autre part vous pouvez utiliser ces heures déjà saisies pour effectuer des duplications (voir pages suivantes).

Enfin, si vous utilisez le module « Planning », cela vous permet d'afficher les tâches planifiées et de les récupérer pour faciliter la saisie.

Voici le résultat, pour chaque option sélectionnée

1 - Global par semaine

Immédiatement à suivre la ligne d'en-tête du salarié, une ligne est ajoutée avec le total des heures déjà saisies dans Batigest, et/ou en attente de transfert dans PgiBat, et/ou dans le planning.

pgibat_28_04

2 - Global par jour

Comme pour le global par semaine, mais à suivre la ligne d'en-tête de chaque journée, une ligne est ajoutée, avec le total des heures déjà saisies dans Batigest, et/ou en attente de transfert dans PgiBat, et/ou dans le planning.

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3 - Détail par chantier

C'est probablement l'affichage que vous utiliserez le plus souvent. En effet, vous avez cette fois-ci, pour chaque salarié et pour chaque journée, autant de lignes que de chantiers, avec le détail des heures, des rubriques complémentaires, ainsi que les commentaires si vous avez sélectionné cette option.

C'est également cet affichage qui permet toutes les opérations de duplication et la récupération des tâches du planning (voir pages suivantes)

pgibat_28_06

4 - Détail par tâches (spécifique au Planning)

Ce mode d'affichage est spécifique aux données du Planning. Il permet de voir le détail des tâches qui ont été planifiées. Les fonctions de récupération de données n'y sont pas activées car il est nécessaire de fusionner toutes les tâches d'un chantier pour une journée pour les transférer dans Batigest.

pgibat_28_07

Filtres sur les salariés

Vous pouvez réduire le nombre de salariés affichés simultanément en appliquant des filtres. Vous pouvez filtrer sur :

  • les groupes (Groupe 1 et 2 dans la fiche salarié de Batigest)
  • le nom du salarié (de la fiche Batigest)
  • le type de contrat (information dans les suppléments de PgiBat)
  • les équipes (information dans la gestion des équipes de PgiBat)
  • salariés actifs uniquement (dans les suppléments de PgiBat)

Accessoirement, vous pouvez préciser dans quel ordre classer les salariés. Ce champ de classement fera obligatoirement partie du tableau.

Enfin vous disposez d'un bouton permettant de supprimer tous les filtres.

Barre de boutons du haut


pgibat_28_08

Vous pouvez choisir la semaine en sélectionnant un jour quelconque par le calendrier. Mais vous pouvez aussi utiliser les 3 boutons qui sont à droite du calendrier :

  • Un clic sur le bouton du milieu vous permet d'accéder à la semaine en cours,
  • le bouton de gauche décale la période d'une semaine en moins (donc la semaine qui précède celle qui est actuellement affichée)
  • et le bouton de droite décale la période d'une semaine en plus.

Le bouton « Rafraichir » lance les requêtes et affiche les informations selon les critères qui ont été définis

Le bouton « Recalculer » permet de refaire les totaux partiels en cours de saisie (expliqué plus loin)

Le bouton « + » permet d'insérer une ligne vierge dans le tableau (également au clavier par Ctrl+ins)

Le bouton « - » permet de supprimer une ligne du tableau (également au clavier par Ctrl+suppr). Attention, si c'est une ligne de Batigest, elle sera supprimée de Batigest, si c'est une ligne « en attente » elle sera supprimée de la base de données PgiBat.

Les boutons « Tous », « Aucun » et « Inverse » permettent de sélectionner des lignes pour les supprimer

Le bouton « Supprimer la sélection » supprime les lignes qui ont été sélectionnées. Attention, il ne s'agit pas de les faire disparaître simplement du tableau, les lignes sont aussi supprimées de la base de données !

Barre de boutons du bas


pgibat_28_09

Pour affecter des chantiers dans le tableau, vous allez afficher ceux-ci sous forme d'une liste. Les 2 premiers boutons sont là pour disposer les 2 fenêtres en mosaïque. Les boutons suivants vous permettent de faire la distinction entre vos chantiers « de production » des chantiers à usage interne (Voir le module « Gestion des tables complémentaires/Suppléments chantiers »).

Le bouton « Enregistrer » permet, comme on peut s'en douter, d'enregistrer la saisie courante.

Le bouton « Transfert Batigest », comme son nom l'indique, permet de transférer dans le suivi de main d’œuvre de Batigest toutes les données qui ont été préalablement enregistrées, et sont « en attente de transfert »

Les différentes façons d'effectuer la saisie



pgibat_28_10
  1. Saisie en utilisant la liste des chantiers
  2. Saisie « instinctive » en utilisant les outils de recherche de chantier
  3. Copier-coller d'une ligne complète
  4. Duplication d'une journée vers une ou plusieurs autres journées
  5. Duplication de la semaine d'un salarié vers un ou plusieurs autres salariés
  6. Duplication d'un ou plusieurs salariés vers une autre semaine
  7. Récupération d'une ligne Planning
  8. Récupération des tâches du Planning pour un salarié (la semaine)
  9. Récupération des tâches du planning pour tout le tableau


Saisie en utilisant la liste des chantiers


Si vous avez l'habitude d'utiliser la souris, voici ce que vous pouvez faire :

  • Dans le tableau de saisie, positionnez-vous (ou cliquez) sur une cellule quelconque du jour que vous voulez renseigner (la ligne importe peu : il peut s'agir de la ligne « titre » du jour, ou d'une ligne vierge, ou d'une ligne déjà renseignée).
  • Dans la liste des chantiers, faites un « double-clic » sur le chantier de votre choix : le chantier est inséré dans le tableau. Si la liste affichée n'est pas la bonne (vous avez les chantiers « hors-production » et vous souhaitez la liste des chantiers « travaux », et inversement) un clic avec le bouton de droite de la souris vous donne un menu permettant de basculer sur l'autre liste.
  • Si vous faites un nouveau « double-clic » sur un autre chantier, il sera également inséré dans le tableau, à la même date.

Si vous êtes plutôt « Clavier », voici les mêmes actions, sans la souris :

  • Dans le tableau de saisie, positionnez-vous (avec les flèches « Haut » et « Bas » du clavier), comme indiqué ci-dessus, sur une cellule quelconque du jour de la saisie.
  • Appuyez sur la touche « F4 » pour afficher les chantiers de production, ou « Shift+F4 » pour afficher les chantiers « hors production » : la liste vient au premier plan.
  • Positionnez-vous sur le chantier de votre choix, et appuyez sur la touche « Entrée » : le chantier est inséré dans le tableau et celui-ci revient au premier plan. Vous pouvez rester au clavier et compléter la ligne de ce chantier, puis refaire « F4 » pour le chantier suivant de la même journée, ou descendre sur le jour suivant, et ainsi de suite.

Dans tous les cas :

  • vous pouvez inscrire les chantiers et les renseigner un par un, au fur et à mesure de leur insertion, ou les inscrire tous sans noter les heures, puis renseigner les heures, selon vos préférences.
  • N'oubliez pas non plus que la liste des chantiers est équipée d'outils permettant de filtrer les chantiers, vous pouvez donc limiter le nombre de chantiers affichés en fonction de l'état, du groupe, du code chantier, du nom du client, du libellé, etc.

Saisie « instinctive » en utilisant les outils de recherche de chantier

Pour gagner du temps, il est possible de se passer de la liste des chantiers, et de procéder à une saisie plus rapide. Pour cela, il est possible de donner des informations au logiciel AVANT d'appuyer sur la touche « F4 » (ou « Shift+F4). Plusieurs exemples :

Vous connaissez tout ou partie du code chantier :

  • positionnez-vous dans la cellule « code chantier » d'une ligne vierge, et saisissez quelques caractères du code (les derniers à droite si le code est numérique) puis appuyez sur « F4 »
  • si le résultat de la recherche donne un seul et unique chantier, celui-ci est immédiatement inséré, et vous pouvez continuer la saisie, sinon, le résultat de la recherche est affiché.

Vous connaissez quelques mots du libellé du chantier :

  • comme ci-dessus, positionnez-vous dans la cellule « Libellé » d'une ligne vierge, et saisissez un mot (ou fraction de mot), puis appuyez sur « F4 »
  • si le résultat de la recherche donne un seul et unique chantier, celui-ci est immédiatement inséré, et vous pouvez continuer la  saisie, sinon, le résultat de la recherche est affiché.

Toute information de la fiche du chantier peut être utilisée, il suffit d'affichez la colonne correspondante : nom du client, interlocuteur, adresse ou ville client, adresse ou ville chantier, etc.

Duplication d'une journée vers une ou plusieurs autres journées


Sur le même salarié

Le principe est le suivant : un salarié a la même activité sur plusieurs jours de la même semaine. Vous allez donc dupliquer la saisie de cette journée sur une ou plusieurs journées.

  • Vous faite la saisie d'une première journée, et, très important, vous l'enregistrez.
  • Vous cliquez sur le bouton qui se trouve sur la ligne d'en-tête de la journée à dupliquer (dans la colonne « Origine » du tableau).
  • Vous obtenez cette fiche :
pgibat_28_11
  • Choisissez « Dupliquer sur le même salarié »
  • Très important : choisissez la source des données. Vous avez le choix entre
    • Les données en attente de transfert
    • Les données qui sont déjà transférées dans Batigest
    • Toutes les données, qu'elles soient en attente ou déjà transférées.
  • Cochez/décochez les journées de la liste (la journée que vous allez dupliquer est inaccessible)
  • Lancez le traitement.

Sur un ou plusieurs autres salariés

Le principe est le suivant : 2 ou plusieurs salariés ont la même activité sur un ou plusieurs jours de la même semaine. Vous allez donc dupliquer la saisie de cette journée sur ces salariés et ces journées.

  • Vous faite la saisie d'une première journée, et, très important, vous l'enregistrez.
  • Vous affichez les salariés concernés dans le tableau. Vous ne pouvez pas faire de duplication sur des salariés qui ne sont pas présents dans le tableau (mais la présence de salariés non concernés ne pose pas de problème, il suffira de ne pas les sélectionner).
  • Vous cliquez sur le bouton qui se trouve sur la ligne d'en-tête de la journée à dupliquer (dans la colonne « Origine » du tableau).
  • Vous obtenez cette fiche :
pgibat_28_12
  • Choisissez « Dupliquer vers la liste ci-dessous »
  • Cochez/décochez les salariés (le salarié que vous allez dupliquer est inaccessible)
  • Très important : choisissez la source des données. Vous avez le choix entre
    • Les données en attente de transfert
    • Les données qui sont déjà transférées dans Batigest
    • Toutes les données, qu'elles soient en attente ou déjà transférées.
  • Cochez/décochez les journées de la liste
  • Lancez le traitement.

Dans tous les cas de duplication, les données dupliquées ne sont pas enregistrées, et restent modifiables directement dans le tableau. Cela signifie que vous pouvez corriger les temps, les rubriques, le commentaire, ajouter ou supprimer des lignes par tous les moyens déjà évoqués, etc.


Duplication de la semaine d'un salarié vers un ou plusieurs autres salariés

Le principe est le suivant : 2 ou plusieurs salariés ont la même activité sur l'ensemble de la semaine. Vous allez donc dupliquer la saisie de cette semaine sur le ou les salariés concernés.

  • Vous faite la saisie de la semaine du premier salarié, et, très important, vous l'enregistrez.
  • Vous affichez les salariés concernés dans le tableau. Vous ne pouvez pas faire de duplication sur des salariés qui ne sont pas présents dans le tableau (mais la présence de salariés non concernés ne pose pas de problème, il suffira de ne pas les sélectionner).
  • Vous cliquez sur le bouton qui se trouve sur la ligne d'en-tête du salarié à dupliquer (dans la colonne « Origine » du tableau).
  • Vous obtenez cette fiche :
pgibat_28_13
  • Cochez/décochez les salariés (le salarié que vous allez dupliquer est inaccessible)
  • Très important : choisissez la source des données. Vous avez le choix entre
    • Les données en attente de transfert
    • Les données qui sont déjà transférées dans Batigest
    • Toutes les données, qu'elles soient en attente ou déjà transférées.
  • Cochez/décochez les journées de la liste
  • Lancez le traitement.

Dans tous les cas de duplication, les données dupliquées ne sont pas enregistrées, et restent modifiables directement dans le tableau. Cela signifie que vous pouvez corriger les temps, les rubriques, le commentaire, ajouter ou supprimer des lignes par tous les moyens déjà évoqués, etc.


Duplication d'un ou plusieurs salariés d'une semaine sur une autre

Le principe est le suivant : un salarié a la même activité d'une semaine sur une autre. Vous allez donc dupliquer la saisie de cette semaine sur une autre semaine, cette semaine pouvant être la suivante, ou non. L'opération peut être lancée simultanément pour plusieurs salariés, qu'ils aient les mêmes activités ou non.

  • Vous faite la saisie de la semaine du ou des salariés, et, très important, vous l'enregistrez.
  • Vous affichez les salariés concernés dans le tableau. Vous ne pouvez pas faire de duplication sur des salariés qui ne sont pas présents dans le tableau (mais la présence de salariés non concernés ne pose pas de problème, il suffira de ne pas les sélectionner).
  • Vous cliquez sur le bouton « dupliquer » qui se trouve en haut du tableau (dans la colonne « Origine » de celui-ci).
  • Vous obtenez cette fiche :
pgibat_28_14
  • Cochez/décochez les salariés concernés.
  • Très important : choisissez la source des données. Vous avez le choix entre
    • Les données en attente de transfert
    • Les données qui sont déjà transférées dans Batigest
    • Toutes les données, qu'elles soient en attente ou déjà transférées.
  • Sélectionnez la semaine à renseigner (par défaut la semaine qui suit la semaine affichée)
  • Lancez le traitement.

Dans tous les cas de duplication, les données dupliquées ne sont pas enregistrées, et restent modifiables directement dans le tableau. Cela signifie que vous pouvez corriger les temps, les rubriques, le commentaire, ajouter ou supprimer des lignes par tous les moyens déjà évoqués, etc.


Récupération des tâches du planning


Toujours pour gagner du temps, et si vous utilisez le module « Planning », vous pouvez souhaiter récupérer tout ou partie des tâches planifiées.

La première chose à faire est d'afficher les tâches du planning dans le tableau en choisissant l'option « détail par chantier », ensuite vous pouvez procéder à la récupération des données.

Ligne par ligne

Si la tâche était associée à un chantier, cliquez sur le bouton qui se trouve à droite du code chantier, puis procéder comme pour une saisie normale, en modifiant ou en complétant la saisie (modification des temps, ajout de rubriques complémentaires, ajout d'un commentaire, etc.)

pgibat_28_15

Si la tâche n'avait pas été affectée, vous devrez procéder à une saisie manuelle, en sélectionnant un chantier dans la liste.

Pour un salarié et pour la semaine

Cliquez sur le bouton qui se trouve dans la colonne « Code Chantier » et sur la ligne de l'en-tête du salarié. Seules les tâches associées à des chantiers seront récupérées.

pgibat_28_17


Pour l'ensemble des salariés du tableau

Cliquez sur le bouton « planning » qui se trouve en haut du tableau (dans la colonne « Code Chantier »). Seules les tâches associées à des chantiers seront récupérées.

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