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Modification Journaux d'export comptable

Modification Journaux

Avant les opérations de transfert : remplacement des comptes de vente

  • Permet de corriger le compte de vente de chaque ligne de facture selon des critères d'affectation associés au taux de Tva, mais aussi selon toute information présente dans l'entête de la facture, comme le groupe, le client, le représentant, l'adresse, la ville, etc.
  • Lors de cette modification, il est possible de cocher automatiquement la case « Acceptée » qui se trouve dans l'entête de la facture. Si cette case n'est pas cochée, la facture n'est pas prise en compte lors du transfert comptable.

Après les opérations de transfert : modification ou création des exports

  • A partir des fichiers ECRxxx.dat produits par le logiciel (et le financier), il est possible de produire un ou plusieurs fichiers, avec ou sans le code journal, avec plus ou moins d'informations (paramétrable) et d'enregistrer ce ou ces fichiers sous différents formats (texte à longueur fixe ou délimité, excel, Html, etc)
  • Le format de la date, le séparateur de décimales, le format des comptes, peuvent être modifiés selon différents critères.
  • On peut aussi remplacer les colonnes « Débit » et « Crédit » par « Sens » et « Montant »
  • Il est possible également de remplacer le libellé d'origine par un libellé généré par requête Sql : cela permet d'incorporer dans le libellé des informations provenant de différentes tables de la base de données (ex pour les factures : en-tête facture, client, chantier).
  • Il est également possible d'ajouter des colonnes supplémentaires pour des informations  comme le type de document (avoir ou facture), ou le taux de Tva.
  • Vous disposez aussi d'une fonction permettant de générer un nouveau numéro de pièce.
  • Les informations contenues dans l'échéancier et l'analytique peuvent être séparés, et affichés individuellement.

Avant le transfert



Le principe est de créer un ou plusieurs profils de comptes de vente, permettant d'indiquer le compte à utiliser pour chaque type de ligne (fourniture, main d'oeuvre, etc.) et pour chaque taux de Tva (exo, Tva 1 à 5). Pour chaque facture, en utilisant les méthodes d'affectation, le logiciel cherchera le profil à utiliser et procédera à l'affectation des comptes. Un seul profil par facture dans la version actuelle.

Modification Journaux


Création des profils de compte


Liste des profils

Vous pouvez créer, modifier, supprimer les profils de compte, mais il est nécessaire d'en paramétrer au moins un, qui sera le « profil par défaut », c'est à dire celui qui sera pris en compte si aucune condition particulière ne correspond à la facture en cours de traitement.

Lors de sa création, un nouveau profil se présente comme ci-dessous :

Profil vierge

Les taux de Tva sont ceux de Batigest. Dans l'exemple ci-dessus, les taux 4 et 5 ne sont pas utilisés.

Le bouton "Par défaut" permet la récupération des comptes de vente qui ont été saisis dans les préférences de Batigest, comme ci-dessous. Les champs "Nom du profil" et "Descriptif" sont à la convenance de l'utilisateur.

Profil par défaut

Pour chaque profil, vous indiquez les comptes de ventes que vous souhaitez pour chaque taux de Tva et pour chaque type de ligne. Vous n'êtes pas obligé de renseigner la totalité du tableau, par exemple comme ci-dessus vous pouvez ignorer les colonnes 4, et 5.

Le nombre de profils n'est pas limité, chaque profil doit correspondre à une sélection de factures. Dans l'exemple ci-dessous, le profil à utiliser pour les factures du groupe "Dépannage".

Profil Dépannage

Notez que vous n'êtes pas obligé de saisir les 9 caractères des comptes, le logiciel complètera chaque compte avec des zéros pour respecter la longueur imposée au moment de l'enregistrement.


Création des méthodes d'affectation

Si vous n'avez qu'un seul profil d'affectation de comptes, il est inutile de créer une « méthode » puisque c'est le même profil qui sera appliqué à l'ensemble des factures de votre sélection. Mais, comme pour les profils comptables, le nombre de méthodes n'est pas limité.

Liste des méthodes

Pour chaque méthode, il vous faudra indiquer quel champ de la facture doit être analysé, puis la relation et la valeur à utiliser avec ce champ, et enfin le profil comptable à associer à cette méthode.

Champ
Relation
Profil
Précisions :
  • pour les champs de type « Texte », n'oubliez pas de placer la valeur entre 2 caractères guillemet, comme dans l'exemple ci-dessus : "Location".
  • pour les champs de type « Texte », vous pouvez vous servir des « jokers » (caractères * et ?) dans la colonne « valeur », à condition d'utiliser la relation « LIKE »

Dans l'exemple ci-dessus, c'est le champ « Grp1 » (le Groupe 1 de la facture) qui doit correspondre exactement (signe =) à la valeur « Location » pour le profil comptable n°2 du tableau (nommé « Location ») tandis que la valeur « Dépannage » est associée au profil n°3 (nommé « Dépannage »).

Mais ce ne sont que des exemples !

Vous pouvez associer des profils comptables à des codes postaux, des villes, des codes clients, des codes chantiers, des codes représentants, des champs supplémentaires, etc, etc.

La notion de « Priorité » vous permet de gérer les conflits, dans le cas où 2 ou plusieurs profils pourraient s'appliquer à la même facture : seul le profil ayant la priorité la plus petite sera pris en compte. Prenons un exemple : un profil est basé sur un code représentant (priorité 0), et un autre sur un code postal (priorité 1) et le système analyse une facture associée à ce représentant et ayant une adresse avec ce code postal : c'est le profil « Représentant » qui sera choisi.

Dans notre premier exemple avec « Groupe 1 », il n'y a pas de conflit possible (on analyse toujours le même champ), on peut donc tout garder avec la priorité 0.


Sélection des factures et traitement


Si vous n'avez qu'un seul profil comptable, ou si chaque profil est bien associé à une condition, vous pouvez traiter toutes les factures en une seule opération, et vous n'êtes pas obligé de filtrer les factures.

En affichage permanent, vous disposez d'un filtre sur les dates, soit en précisant une période, soit en indiquant simplement date de début ou date de fin, selon ce que vous sélectionnez.

Liste factures 1

Sur un panneau masqué, vous avez également :

  • sélection des colonnes à afficher (cochez la case)
  • le mode de classement de la liste des factures
  • filtre sur Groupe 1, Groupe 2, Nom Client
Panneau masqué

A tout moment, vous pouvez rafraichir la liste des factures en cliquant sur "Refaire la liste"

Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer au logiciel de cocher la case « Acceptée » des factures modifées, cela vous évitera d'oublier des factures dans votre transfert.

Vous indiquez quel est le profil par défaut, à utiliser pour les factures pour lesquelles il n'y a pas de méthode particulière, ou pour l'ensemble des factures si il n'y a pas de méthodes du tout.

Vous sélectionnez les factures manuellement en cochant la case, ou en utilisant les boutons (Tous, Aucun, Inverse) et vous lancez le traitement.

Après le transfert


Sélection des fichiers à traiter


La première chose à faire, c'est d'indiquer au logiciel le ou les fichiers qu'il faut prendre en compte. Ces fichiers peuvent se trouver sur votre poste, ou sur le réseau, peu importe. Par défaut, en l'absence de paramétrage, les fichiers d'exportation d'écritures comptables de Batigest se trouvent dans le dossier principal, c'est à dire là ou se trouve le fichier « Batig.mdb », mais l'emplacement sera probablement différent pour les fichiers en provenance du programme « Financier ». Si vous avez paramétré la liaison avec la comptabilité Sage PE, alors ces fichiers sont dans le dossier des données de la compta.

Sélection des fichiers

Si ces fichiers n'existent pas, il faudra d'abord les générer depuis le logiciel principal (Batigest ou financier). Quand vous sélectionnez un fichier, le programme analyse son nom et en déduit le code du journal, ainsi que le type de fichier (avec la date en suffixe ou non), mais ce sont des informations que vous pouvez modifier. Il vous reste à indiquer de quel type de journal il s'agit.

Création journal

Dans l'exemple ci-dessus, le fichier comporte bien la date (11/07/11 à 8h16), et le nom du journal est ACH. Avec ce type de fichier, les écritures du journal peuvent être réparties sur un nombre important de fichiers différents, chacun ayant son propre suffixe. Le programme analysera TOUS les fichiers ayant le même préfixe (ici ECRACH) et le traitement se fera, ou pas, selon la date indiquée et les paramètres que vous aurez fixés (voir pages suivantes).

Remplacement de préfixes de comptes

Vous pouvez utiliser cette fonction pour contourner le blocage sur le préfixe 41 pour les clients et 40 pour les fournisseurs : cela vous permet de conserver vos comptes client en 411 dans Batigest, puis de remplacer le préfixe 411 par celui de votre comptabilité auxiliaire.

Vous pouvez aussi l'utiliser pour corriger des erreurs d'affectation : par exemple, vous ne travaillez qu'avec la Tva sur Encaissement, mais vous craignez que le compte Tva sur débit soit présent dans les écritures, vous ajoutez une ligne pour remplacer le second par le premier.

Remplacement de compte
Gestion des conflits de remplacement : les modifications sont effectuées en commençant par les préfixes les plus long, vous pouvez donc, sans problème, avoir dans votre liste :


411 remplacé par 001

411MONCLI remplacé par 411CLI000

401 remplacé par 002

40100SAGE remplacé par 401SAGE00

Les comptes 411MONCLI et 40100SAGE seront traitées en premier, les préfixes 411 et 401 ensuite. On aura donc bien 001MONCLI et 002SAGE00 en fin de traitement.

Modification de libellés


Dans les journaux d'achat et de vente, il n'est pas possible de paramétrer la syntaxe des libellés. C'est possible désormais dans le Financier, mais de manière assez limitée.

Modification des libellés


Pour chaque journal, vente, achat et trésorerie, vous allez pouvoir sélectionner une requête dans les  listes proposées, afin de personnaliser les libellés. Exemples :

  • s'il s'agit d'une facture de vente ou d'un avoir, on va afficher le terme « Facture » ou « Avoir », puis les 20 premiers caractères du sujet, puis le nom du client, le code chantier, et la ville chantier (si le chantier existe) ...
  • s'il s'agit d'une facture d'achat ou d'un avoir, on affichera le terme « Fc » ou « Av », puis la référence de facturation indiquée dans la facture (donc le N° de facture chez le fournisseur), puis le nom, la date, et le code chantier...
  • mêmes possibilités pour les journaux de trésorerie.

La liste peut être enrichie en accédant à la liste des requêtes :

pgibat_20_28


Remplacement des colonnes « Débit » et « Crédit »

Vous pouvez remplacer Débit et Crédit par une colonne « Sens » et une colonne « Montant ». Dans ce cas, la colonne « Sens » s'affichera en premier, suivi par « Montant ». Vous pouvez choisir dans une liste ce qui sera utilisé pour indiquer le sens (Débit ou Crédit) :

  • par défaut : les lettres C pour Crédit et D pour Débit
  • ou Vrai pour Crédit et Faux pour Débit
  • ou +1 pour Crédit et -1 pour Débit


Ajout d'une information pour distinguer les factures des avoirs

Vous pouvez ajouter une colonne supplémentaire en activant cette fonction, et vous personnalisez les données en précisant le texte à afficher et le nombre de caractères à prendre en compte.



Ajout d'une numérotation des pièces paramétrable

Vous pouvez ajouter une colonne supplémentaire en activant cette fonction. Cette numérotation est générée de la manière suivante :

  • sans préfixe : seulement un numéro, d'une longueur de 2 à 10 caractères, incrémenté à partir d'un nombre que vous indiquez,
  • soit ce numéro, précédé d'un préfixe :
    • préfixe calculé d'après la date de la pièce : YYMM
    • préfixe calculé d'après la date de la pièce : MM
    • préfixe date YYMM + le code journal
    • préfixe date MM + le code journal
    • préfixe date YYMM + le code journal + initialisation du compteur de pièce à chaque journal (la numérotation repart depuis le nombre que vous avez indiqué)
    • préfixe date MM + le code journal + initialisation du compteur de pièce à chaque journal (la numérotation repart depuis le nombre que vous avez indiqué)


Ajout d'une colonne pour la Tva


Cette fonction vous permet d'ajouter une nouvelle colonne qui utiliser le suffixe des comptes d'achat ou de vente pour en extrapoler le taux de Tva qui lui est associé.

Colonne Tva

Dans Batigest, vous avez le tableau ci-dessous pour paramétrer les taux de Tva :

Tva Batigest

Dans cet exemple, on peut constater que l'on a pris soin de conserver le même suffixe « 000001 » pour tous les comptes de vente et d'achat associés au taux de Tva à 19,6%. Cette information sera exploitée lors du traitement des journaux pour en déduire le Taux de Tva. Si cette notion de suffixe n'existe pas dans votre plan comptable, vous ne pourrez pas utiliser cette fonction.


Paramétrages divers


Paramétrages divers

Structure des nouveaux fichiers

Pour enregistrer les nouveaux fichiers, vous avez le choix :    

  • Texte (Ascii), de longueur fixe, sans séparateur,
  • Texte (Ascii), de longueur fixe, avec les champs séparés par le caractère « ; »,
  • Texte (Ascii), de longueur variables, avec les champs séparés par le caractère « ; »,
  • Texte (Ascii), de longueur variables, avec les champs séparés par une tabulation,
  • Tableau Excel,
  • Tableau HTML.

Formats divers

Vous pouvez préciser le format des dates, avec ou sans séparateur, année sur 2 ou 4 caractères.

Vous pouvez indiquer quel est le séparateur décimal que vous souhaitez (virgule, point, ou aucun).

Un ou plusieurs fichiers ?

Vous pouvez indiquer si vous souhaitez un fichier par journal, ou tous les journaux dans le même fichier. Dans ce dernier cas, une colonne supplémentaire sera ajoutée sur chaque écriture avec le code journal. Vous devrez alors indiquer le nombre de caractères que vous affectez au code journal.

Traitement des fichiers datés

Si vos fichiers comportent un suffixe avec date et heure, vous pouvez préciser si vous souhaiter les prendre tous en compte, ou seulement selon leur age : moins de 10, 30, 60, ou 90 jours.

Envoi des fichiers par eMail

Fonction inactive dans cette version.

Emplacement par défaut des fichiers

Indiquez à quel endroit vous souhaiter que les nouveaux fichiers soient enregistrés.



Echéancier et Analytique

Echéancier détaillé

Vous pouvez remplacer les données de l'échéancier, qui comportent 10 échéances à suivre, par une ou plusieurs échéances séparées, avec la possibilité de choisir uniquement la date, ou le montant, ou les deux.

Analytique détaillé

Vous pouvez remplacer les données de l'analytique, qui comportent 10 postes analytiques à suivre, par un ou plusieurs postes séparés, avec la possibilité de choisir uniquement le code chantier, ou le montant, ou les deux.


Paramétrage du profil des journaux d'écritures comptables

Format paramétrable

Paramétrage du profil

Le format « paramétrable » vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez faire apparaître dans le fichier d'exportation.

  • Cochez les lignes que vous souhaitez exporter, les autres seront ignorées.
  • Les premières lignes sont automatiquement sélectionnées, celles-ci sont indispensables.
  • Par la modification des paramètres, vous pouvez ajouter les informations suivantes :
    • La ligne « Code Journal » n'est affichée que si vous avez choisi de regrouper les journaux dans un seul fichier, sinon elle n'apparait pas
    • Débit et Crédit peuvent être remplacés par « Sens » et « Montant »
    • Colonne spécifique pour indiquer s'il s'agit d'une facture ou d'un avoir
    • Information supplémentaire pour le taux de Tva (basé sur le compte de vente)
  • Vous pouvez modifier l'ordre dans lequel les informations seront traitées, en déplaçant les lignes. Utilisez les boutons pour faire monter ou descendre les lignes du tableau à votre convenance, les colonnes du fichier d'export seront dans le même ordre.
    N'oubliez pas que le format des dates ainsi que le format numérique sont paramétrables.

Quand vous avez achevé cette personnalisation, cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder le profil.

Format Sage PE

Profil Sage

Ce format est à sélectionner si vous utilisez une comptabilité Sage PE, la structure du fichier est totalement identique à la structure d'origine. Le format des dates et des nombres n'est pas modifié, il n'est pas possible d'ajouter, de retrancher, ou de modifier les rubriques. Les nouveaux fichiers porteront le même nom que les fichiers d'origine. Les seules informations modifiables par PgiBat sont les comptes comptables et les libellés des pièces.

Format prédéfinis

Profil prédéfini

Ce sont des formats déjà fixés, qui peuvent aussi servir d'exemple de ce qui peut être fait avec le format paramétrable. La liste peut être enrichie, selon les demandes, au fur et à mesure des mises à jour de PgiBat.

Affichage des journaux modifiés et exportation

Traitement et exportation

Traitement

Dans l'exemple ci-dessus nous avons 3 onglets, un pour chaque journal, et un pour le regroupement de toutes les écritures, conformément à ce qui avait été paramétré (fusionner les journaux). Cet onglet n'apparaitra pas si vous avez demandé à exporter les journaux dans des fichiers séparés.

Pour chaque onglet, vous avez la liste des fichiers qui ont été pris en compte (uniquement dans le cas de fichiers avec la date en suffixe, sinon il n'y a qu'un fichier par journal).

Les boutons « Fichiers et paramètres » et « Profil d'exportation » vous permettent de modifier vos critères. Relancez « Traitement » après avoir fait vos modifications pour voir le résultat.

Vous pouvez lancer autant de fois que vous voulez la fonction « Traitement », cela n'a pas d'incidence sur les fichiers d'origine.

Tester ou traiter l'ensemble

Si les fichiers sont volumineux, vous pouvez limiter le traitement à 2 écritures par fichier pour vérifier vos paramètres. En « version démonstration », c'est la seule façon d'exporter les fichiers. L'exportation en phase de test ne renomme pas les fichiers d'origine, vous pouvez donc faire autant d'exportation test que vous voulez

Exporter

Exporter

Dans le cas d'une fusion des journaux en un seul fichier, vous allez générer celui-ci, mais il vous est possible aussi de générer en même temps les fichiers des journaux séparés, à titre de sauvegarde ou de vérification.

Le programme va vous demander confirmation pour le nom et l'emplacement de chaque fichier, en vous proposant le dossier que vous avez indiqué dans vos paramètres. Chaque fichier d'origine sera alors renommé : l'extension DAT sera remplacée par l'extension OLD.

Le bouton « Ouvrir le dossier » vous permet d'ouvrir l'explorateur Windows directement sur ce dossier.


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