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Module Recodification et modifications globales

Il y a beaucoup d'opérations que l'on souhaiterait pouvoir effectuer dans Batigest, afin de mieux l'administrer ou pour corriger des erreurs, mais les outils proposés dans le logiciel ne le permettent pas.

  • Tout restructurer dans les familles articles ou ouvrages : par exemple vous avez installé Batiprix 2009 mais quand vous allez installer la version 2011, tout va se mettre dans les mêmes familles. En quelques minutes, vous créez une famille Batiprix, une sous-famille 2009, vous y déplacez tout Batiprix 2009, vous importez Batiprix 2011, et vous procédez de la même façon.

  • Vous voulez modifier vos codes bibliothèque, mais Batigest ne vous le permet pas car ces éléments sont présents dans des documents. La solution c'est de changer le code aussi dans les documents. Vous pouvez ajouter un préfixe ou le remplacer, un suffixe ou le remplacer, remplacer une partie quelconque du code, et, le must pour mettre de l'ordre dans la bibliothèque, forcer l'ensemble de la codification en numérique.

  • Vous avez créé 2 fois le même client dans Batigest, et associé des devis, factures, chantiers, etc. avec les 2 : impossible de faire le ménage. Ici, c'est réglé en 2 clics, et le client en doublon peut même être supprimé.

  • Vous n'êtes pas satisfait de la codification utilisée dans vos fichiers (clients, fournisseurs, salariés, bibliothèque, etc) ou dans vos documents (chantiers, devis, factures, cdes fournisseurs, etc).  Vous pouvez ajouter un préfixe ou le remplacer, un suffixe ou le remplacer, remplacer une partie quelconque du code, et, le must pour mettre de l'ordre, forcer l'ensemble de la codification en numérique.
  • Et il y a aussi des outils de copie d'articles en rafale, de duplication de tarifs fournisseurs, etc.
Logiciel PgiBat

Réorganiser les familles (articles et ouvrages)


Remplacement de code

Si vous souhaitez remplacer le code de la famille 001 par GO, vous indiquez « 001 » comme préfixe actuel et « GO » comme nouveau préfixe. Voici le résultat de la simulation :

pgibat_11_01

En cliquant sur « Remplacer », la modification sera apportée sur l'ensemble des familles concernées et dans toute la bibliothèque.

Copie de familles

Vous pouvez copier une arborescence complète de la même manière que ci-dessus, simplement en cliquant sur le bouton « Dupliquer » : dans ce cas l'arborescence est copiée, mais les éléments de la bibliothèque ne sont pas modifiés.

Modification de l'arborescence d'une famille

Vous pouvez souhaiter changer l'organisation de la bibliothèque, en modifiant l'arborescence et les niveaux. Par exemple : placer toutes les familles 001 (niveau 1) dans une famille « BTP - Batiprix » (001 prendra le niveau 2).

La famille BTP doit avoir été créée préalablement dans Batigest, sinon un message vous le signale.

Voici l'exemple :

pgibat_11_02

En cliquant sur « Remplacer », la modification sera apportée sur l'ensemble des familles concernées et dans toute la bibliothèque.

Si vous cliquez sur « Dupliquer », une nouvelle arborescence sera créée, sans modification de la bibliothèque.

Modification de l'arborescence complète

Pour restructurer toutes les familles en une seule opération, il suffit de ne rien indiquer dans « Préfixe actuel ». Cela suppose impérativement un changement de niveau.

Par exemple, toutes les familles vont passer dans la famille BTP :

pgibat_11_03

Autre exemple, toutes les familles vont passer dans la sous-famille BTP.2009 :

pgibat_11_04

Et voici le résultat dans Batigest :

pgibat_11_05

Maintenant que Batiprix 2009 est isolé, il ne reste plus qu'à importer une nouvelle bibliothèque Batiprix et à effectuer les mêmes opérations, vers une nouvelle arborescence (par ex BTP.2011).

Évidemment, on suppose que vous importez Batiprix en plaçant un préfixe sur tous les codes pour ne pas écraser l'ancienne bibliothèque.



Remplacement de familles dans la bibliothèque

Par la fonction « Modification globale », Batigest vous permet de remplacer une famille par une autre sur un ensemble d'éléments de la bibliothèque.

Ici, vous pouvez remplacer l'arborescence courante par une autre, en indiquant simplement le préfixe que vous souhaitez remplacer et le nouveau préfixe. Vous disposez en plus d'une option permettant de gérer la simplification de l'arborescence (suppression des derniers niveaux)

Dans l'exemple ci-dessous, l'action consiste à « déménager » tous les ouvrages Gros-oeuvre (dont le code famille commence par « 001.037 ») dans une autre famille que l'on a préalablement créée dans Batigest « BTP.2009.GO.037 ».

pgibat_11_06

Le nouveau code famille généré automatiquement conserve l'arborescence de la famille d'origine, mais si vous n'avez pas reproduit cette arborescence, vous aurez le résultat ci-dessus : Le remplacement ne sera pas effectué pour les éléments dont la nouvelle famille n'existe pas.

Option « Parent le plus proche » : dans le cas où la famille n'existe pas, vous pouvez demander au logiciel de trouver dans l'arborescence la famille la plus proche, ce qui donne le résultat ci-dessous :

pgibat_11_07



Duplication d'éléments

Batigest vous permet de copier les éléments un par un. Ici vous sélectionnez les éléments dans la liste, vous choisissez la méthode de codification, et vous lancez le traitement.

pgibat_11_08

Critères de recherche


Code
Le principe est « qui commence par... », donc si vous saisissez BB, vous aurez tous les éléments dont le code commence par BB.
Si vous souhaitez obtenir la fonction « qui contient », et obtenir tous les éléments dont le code contient les lettres BB sur n'importe quelle position, insérez le caractère « * » en premier.

Libellé
Le principe est « qui contient », inutile d'utiliser le caractère « * »

Famille
Identique à Code : « qui commence par... », inutile de saisir le code en entier

Type
Choix du type d'éléments

Complément
Si vous souhaitez effectuer une recherche complexe, vous pouvez compléter la  recherche avec une expression en langage Sql.
par exemple limiter la sélection aux éléments dont le prix d'achat est supérieur à 20€, saisissez le texte : AND PA>20 et cochez la case « appliquer »

Sélection des colonnes

Comme dans toutes les listes de PgiBat, sélectionnez les informations que vous souhaiter afficher.


Critères de codification


Ajout d'un préfixe
La valeur que vous saisissez est placée au début du code existant

Ajour d'un suffixe
La valeur est placée à la fin du code existant

Remplacement du préfixe
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères au début du code existant

Remplacement du suffixe
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères à la fin du code existant

Remplacement d'une chaine
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères dans le code existant, quelque soit son emplacement dans le code


Option « Conserver les fournisseurs »

En sélectionnant cette option, vous copiez aussi les différents prix d'achat fournisseur qui sont associé à chaque élément (valable uniquement pour les fournitures).



Duplication de prix d'achat fournisseur

Cet outil vous permet de dupliquer toutes les informations d'un prix d'achat fournisseur d'une fiche élément en associant ces informations à un autre fournisseur.

pgibat_11_09

Critères de recherche


Code
Le principe est « qui commence par... », donc si vous saisissez BB, vous aurez tous les éléments dont le code commence par BB.
Si vous souhaitez obtenir la fonction « qui contient », et obtenir tous les éléments dont le code contient les lettres BB sur n'importe quelle position, insérez le caractère « * » en premier.

Libellé
Le principe est « qui contient », inutile d'utiliser le caractère « * »

Famille
Identique à Code : « qui commence par... », inutile de saisir le code en entier

Type
Choix du type d'éléments

Complément
Si vous souhaitez effectuer une recherche complexe, vous pouvez compléter la  recherche avec une expression en langage Sql.
par exemple limiter la sélection aux éléments dont le prix d'achat est supérieur à 20€, saisissez le texte : AND PA>20 et cochez la case « appliquer »

Sélection des colonnes

Comme dans toutes les listes de PgiBat, sélectionnez les informations que vous souhaiter afficher.

Choix du fournisseur de référence


Les seuls éléments qui seront affichés sont ceux dont l'un des 12 fournisseurs est celui que vous avez sélectionné.

Exemple


Dans l'exemple ci-dessous, les éléments de la famille « Electricité » sont sélectionnés, avec « Merlin Gerin » pour Fournisseur de référence.

Ces informations seront reproduites avec le fournisseur CSO pour les fiches sélectionnées.

Avant traitement

pgibat_11_10

Après traitement

pgibat_11_11



Recodification d'éléments de la Bibliothèque

Batigest vous permet de modifier le code des éléments un par un, et cette action n'est possible qu'à la condition que la fiche en question ne soit pas utilisée ailleurs dans la base de données. Autant dire que cette fonction est pratiquement inutilisable.

Ici, vous modifiez le code d'un élément dans la totalité de la base de données, donc vous conservez toutes les données liée à cet élément. Par ailleurs, vous pouvez agir sur un ensemble d'éléments simultanément en précisant des règles de codification.

pgibat_11_12

Critères de recherche


Code
Le principe est « qui commence par... », donc si vous saisissez BB, vous aurez tous les éléments dont le code commence par BB.
Si vous souhaitez obtenir la fonction « qui contient », et obtenir tous les éléments dont le code contient les lettres BB sur n'importe quelle position, insérez le caractère « * » en premier.

Libellé
Le principe est « qui contient », inutile d'utiliser le caractère « * »

Famille
Identique à Code : « qui commence par... », inutile de saisir le code en entier

Type
Choix du type d'éléments

Complément
Si vous souhaitez effectuer une recherche complexe, vous pouvez compléter la  recherche avec une expression en langage Sql.
par exemple limiter la sélection aux éléments dont le prix d'achat est supérieur à 20€, saisissez le texte : AND PA>20 et cochez la case « appliquer »

Sélection des colonnes

Comme dans toutes les listes de PgiBat, sélectionnez les informations que vous souhaiter afficher.


Critères de codification


Ajout d'un préfixe
La valeur que vous saisissez est placée au début du code existant

Ajour d'un suffixe
La valeur est placée à la fin du code existant

Remplacement du préfixe
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères au début du code existant

Remplacement du suffixe
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères à la fin du code existant

Remplacement d'une chaine
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères dans le code existant, quelque soit son emplacement dans le code

Code numérique
Vous indiquez le nombre de caractères que vous souhaitez, ainsi que le code de référence, le programme va incrémenter les codes à partir de cette référence :
  • si vous indiquez « 000 », le premier code généré par le logiciel sera « 001 »,
  • et si vous voulez que la numérotation démarre à la suite d'un code existant, saisissez ce code existant


Exemples

N'hésitez pas à utiliser la fonction « Simulation » pour tester vos critères de codification !

Remplacement d'une chaine

Dans le dossier « Exemple », les codes Main d'œuvre commencent tous par « MO » suivi d'un caractère « espace », vous pouvez décider de supprimer l'espace, tout en gardant le reste : choisissez le traitement « Remplacement d'une chaine », tapez un espace dans « Chaine à remplacer » et laissez vide « Nouvelle chaine »

Cliquez sur « Simulation », vous obtenez ceci :

pgibat_11_13

Cliquez sur « Recodification », vous obtenez ceci :

pgibat_11_14

Remplacement par un code numérique

L'exemple ci-dessous montre une numérotation sur 5 caractères, en partant de « 00000 »

pgibat_11_15

Le même traitement, mais en partant d'un code quelconque « 12345 »

pgibat_11_16

Gestion des conflits

Si le nouveau code est déjà présent dans la bibliothèque, la ligne est ignorée :

pgibat_11_17



Recodification automatique de la Bibliothèque

Vous souhaitez remplacer un code par un autre, ou une série de codes par une autre ? Faites la liste des anciens codes avec, pour chacun d'entre eux, le nouveau code à attribuer, et lancez le traitement.

Vous pouvez aussi importer une liste depuis un fichier externe, préparé sur tableur, ou reçu par exemple de votre fournisseur : cette situation peut se produire si votre fournisseur change sa propre codification et vous la transmet.

pgibat_11_18

Dans l'exemple ci-dessus, quatre éléments de la bibliothèque seront modifiés, avec attribution d'un nouveau code. La modification sera appliquée dans l'ensemble de la base de données.

En fin de traitement, vous pouvez constater la modification dans Batigest

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Recodification de fichiers et de documents

Vous modifiez le code d'une ou plusieurs fiches (Clients, Fournisseurs, Sous-Traitant, Représentant) ainsi que le code des documents (Chantiers, documents de vente, documents d'achat) en précisant des règles de codification.

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Critères de recherche


Code
Le principe est « qui commence par... », donc si vous saisissez BB, vous aurez tous les éléments dont le code commence par BB.
Si vous souhaitez obtenir la fonction « qui contient », et obtenir tous les éléments dont le code contient les lettres BB sur n'importe quelle position, insérez le caractère « * » en premier.

Nom
Le principe est « qui contient », inutile d'utiliser le caractère « * »

Fichier
Choix des fiches ou des documents

Complément
Si vous souhaitez effectuer une recherche complexe, vous pouvez compléter la  recherche avec une expression en langage Sql.

Sélection des colonnes

Comme dans toutes les listes de PgiBat, sélectionnez les informations que vous souhaiter afficher.


Critères de codification


Ajout d'un préfixe
La valeur que vous saisissez est placée au début du code existant

Ajour d'un suffixe
La valeur est placée à la fin du code existant

Remplacement du préfixe
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères au début du code existant

Remplacement du suffixe
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères à la fin du code existant

Remplacement d'une chaine
La valeur que vous saisissez remplace le même nombre de caractères dans le code existant, quelque soit son emplacement dans le code

Code numérique
Vous indiquez le nombre de caractères que vous souhaitez, ainsi que le code de référence, le programme va incrémenter les codes à partir de cette référence :
  • si vous indiquez « 000 », le premier code généré par le logiciel sera « 001 »,
  • et si vous voulez que la numérotation démarre à la suite d'un code existant, saisissez ce code existant


Exemples

N'hésitez pas à utiliser la fonction « Simulation » pour tester vos critères de codification !

Ajout d'un préfixe

Dans le dossier « Exemple », les codes Client sont numériques sur un seul caractère (la numérotation commence à « 1 »), vous pouvez décider de conserver ce caractère, mais d'y ajouter un préfixe (par exemple C000) : choisissez le traitement «Ajout d'un préfixe» et, tapez « C000 » dans le champ « préfixe à ajouter »

Cliquez sur « Simulation », vous obtenez ceci :

pgibat_11_23

Cliquez sur « Recodification », vous obtenez ceci :

pgibat_11_24

Voici le résultat dans Batigest, la modification est appliquée à l'ensemble de la base de données :

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Remplacement d'un préfixe

Vos devis sont numérotés sur 8 caractères, mais vous aimeriez faire apparaître les initiales DV (pour Devis) en début de code. Choisissez « Remplacement de préfixe » et saisissez « DV »

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Remplacement par un code numérique

L'exemple ci-dessous montre une numérotation sur 5 caractères, en partant de « 00000 »

pgibat_11_27

Le même traitement, mais en partant d'un code quelconque « 12345 »

pgibat_11_28

Gestion des conflits

Si le nouveau code est déjà présent dans le fichier, la ligne est ignorée.



Réaffecter les documents d'un client

Par mégarde, vous avez créé 2 ou plusieurs fiches pour le même client. Des chantiers, des documents de vente, sont associés à chacune de ces fiches. Dans Batigest, il vous impossible de supprimer les fiches en « doublon ».

pgibat_11_29


Au clavier


pgibat_11_30

Si vous connaissez les codes clients :

  • Saisissez le code de la fiche en doublon en premier
  • Saisissez le code du client que vous voulez conserver en second
  • Choisissez si la fiche en doublon doit être supprimée ou non
  • Cliquez sur « Modifier » pour transférer tous les documents

A la souris


pgibat_11_31

Utilisez le bouton de droite de la souris sur une ligne du tableau, vous obtenez un menu (ci-dessus) vous proposant les différentes actions possibles

Dans l'exemple ci-dessus, vous choisirez « Nouveau propriétaire » sur la ligne « C0001 » et « Client en doublon » sur la ligne « C0008 ». Selon que vous souhaitez conserver la fiche en doublon ou non, vous choisissez « (à conserver) » ou « (à supprimer) »

Vous pouvez aussi lancer le traitement par ce menu en cliquant sur « Effectuer la modification »


Automatismes : comment gagner du temps



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Si vous avez à répéter les opérations de dédoublonnage plusieurs fois de suite, vous pouvez affecter une fonction particulière au "double-clic" de la souris. Par défaut, il n'y a pas de fonction associée. Selon votre choix, le double-clic lancera l'une des fonctions suivantes :

  • afficher la liste des documents associés au client sur lequel vous avez cliqué
  • affecter tous les documents du client sur lequel vous avez cliqué au client précédemment sélectionné comme étant le "propriétaire"
  • affecter tous les documents, comme ci-dessus, avec suppression de la fiche client.

Vous pouvez aussi gagner du temps en désactivant les messages de confirmation avant et/ou après chaque opération.


Détection des fiches inutilisées


Avec cet outil, vous allez identifier les fiches clients qui n'ont jamais été utilisées. Ces fiches ne sont attachées à aucun document, ni aucun chantier.

Cette fonction vous propose 2 solutions :

  • soit vous laissez le logiciel identifier ET supprimer toutes les fiches inutilisées
  • soit vous souhaitez vérifier par vous-même ces fiches clients, avant de décider s'il faut les supprimer ou non. Dans ce cas, le logiciel va "marquer" ces fiches en forçant le montant de l'encours à la valeur -1. Il vous suffira ensuite de retourner dans Batigest et de filtrer les clients sur ce critère pour afficher les tous clients inutilisés.



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