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Module accès direct aux bases de données

Pour différentes raisons, Il peut arriver que l'on soit obligé d'avoir un accès direct aux bases de données du logiciel :

  • consulter la liste des tables, l'exporter,
  • consulter la liste des champs d'une table, l'exporter,
  • consulter le contenu de telle ou telle table, appliquer des tris, des filtres,
  • exporter le contenu d'une table sous tel ou tel format,
  • tester une requête de consultation, etc.

Habituellement, le logiciel MSAccess se révèle nécessaire (en version 97 s'il s'agit du ancienne version de Sage PE, ou 2003 s'il s'agit d'une version plus récente), mais il est rarement installé chez le client, celui-ci n'a pas de licence, vous n'avez pas le cdrom d'installation avec vous, votre installation pourrait s'apparenter à une utilisation illégale, vous ne souhaitez pas que le client puisse lui-même ensuite se servir de MSAccess pour effectuer des opérations qui pourraient détériorer l'intégrité de la base ou les données, etc...

La version « Démonstration » de PgiBat® vous offre déjà toutes ces possibilités.

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Base principale Batig.mdb, ou Entrep.mdb selon qu'il s'agit de la version Evolution ou Standard
Param. édition PrmEdt.mdb
Calendrier Date.mdb
Financier Finance.mdb, si la liaison est établie sinon utilisez "Autres..."
Comptabilité Compta.mdb, si la liaison est établie sinon utilisez "Autres..."
Paye Paye.mdb, si la liaison est établie sinon utilisez "Autres..."
Codes postaux Cedex.mdb (base commune à tous les dossiers Batigest)
PgiBat pgibat.mdb
Autres (externe) Tout fichier au format Access, qu'il soit en version 97, 2000, ou 2003



Lancement

A l'ouverture, le module se présente ainsi :
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Connexion

Une fois la connexion établie :
  • le chemin complet de la base ouverte est indiqué dans la barre de titre de l'application.
  • La liste complète des tables est inscrite dans la partie gauche de la fenêtre.
  • Le nombre total de tables est indiqué dans le bas de la fenêtre, à gauche.
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Recherche rapide Table

Tri

Il est possible de filtrer la liste des tables en utilisant la recherche rapide :
  • la recherche n'est pas sensible à la casse, minuscules et majuscules donnent le même résultat
  • le caractère Astérisque (joker) permet d'étendre la recherche.
    • Placé en début et en fin ("qui contient..."),
    • placé uniquement au début ("qui se termine par..."),
    • placé uniquement à la fin ("qui commence par...")
  • le nombre de tables correspondant à la recherche est indiqué dans le bas de la fenêtre, à gauche.
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Visualisation du contenu d'une table

si vous sélectionnez une table, son contenu est affiché dans le tableau de droite (premier onglet)

  • le nom de la table est indiqué sur l'onglet,
  • le nombre de champs et le nombre d'enregistrements sont indiqués dans le bas de la fenêtre.
  • Vous pouvez vous déplacer dans ce tableau à la souris avec les curseurs, et au clavier avec les touches haut, bas, droite, gauche, etc.
  • Vous pouvez modifier la largeur des colonnes à la souris
  • Vous pouvez utiliser les touches de navigation pour passer d'un enregistrement à un autre.
  • Vous disposez d'outils de recherche et d'exportation performants
  • Un double-clic sur un enregistrement bascule l'affichage en mode « Fiche »
  • Si le logiciel est déverrouillé , vous pouvez modifier les données de la table,


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Affichage en mode Fiche

Dans ce mode d'affichage, tous les champs et leur valeur sont affichés sous la forme d'un tableau, et les boutons du navigateur permettent de passer d'un enregistrement à un autre. Notez l'affichage du descriptif de la table courante dans le bas de la fenêtre, avec le nombre de champs et le nombre d'enregistrements. 
Si vous cliquez dans le tableau avec le bouton de droite de votre souris, vous obtenez un menu qui vous propose, entre autre, de copier le contenu dans le presse-papier, afin de vous permettre d'en récupérer le contenu dans un tableur.pgibat_07_09
  • Vous pouvez accéder aux champs de type « Mémo » en mode édition avec le bouton placé sur la même ligne
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Classement des informations dans la fiche

Pour faciliter votre consultation, il est possible de modifier le classement des champs.

  • Par défaut, les champs sont dans l'ordre où ils se trouvent dans la table, comme dans la première copie d'écran ci-dessus, avec la première colonne indiquant le numéro d'ordre de chaque champ.
  • Si vous cliquez dans le haut du tableau, sur le titre d'une colonne, vous modifiez le classement. Par exemple si vous cliquez sur "Enregistrement...", vous classez les champs par ordre alphabérique, comme dans la deuxième copie d'écran ci-dessus. Si vous cliquez de nouveau, vous inversez le classement.
  • Pour revenir au classement par défaut, vous cliquez sur l'entête de colonne de l'index
Ci-dessous : classement par ordre alphabétique des noms de champs.

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Inversez le classement en cliquant une deuxième fois (triangle pointe en bas). Exemple ci-dessous.

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Fonction SQL rapide

Les 4 colonnes de droite sont à votre disposition pour vous faciliter la rédaction de requêtes de consultation.

  • Sel : pour sélectionner les champs que vous voulez intégrer dans la requête.
  • Opération : pour préciser que l'on souhaite appliquer un opérateur sur ce champ
  • G.By : pour appliquer la fonction « GROUP BY » sur le champ
  • O.By : pour appliquer la fonction « ORDER BY » sur le champ
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Dans l'exemple ci-dessus, les champs Code, Libelle, LibelleStd, LibelleTec et Famille ont été sélectionnés. Le champ Famille est également sélectionné pour le classement (O.By).

En cliquant sur le bouton « SQL Rapide », vous obtenez la requête ci-dessous :
  1. SELECT T1.Code, T1.Libelle, T1.LibelleStd, T1.LibelleTec, T1.Famille
  2. FROM ElementDef T1 ORDER BY T1.Famille

Notez que le logiciel utilise les alias pour les tables, afin de présenter une syntaxe plus courte.

La liste des opérations proposées est la suivante :

  • Sum : uniquement pour un champ numérique, fait la somme
  • First : prend la valeur du premier enregistrement
  • Last : prend la valeur du dernier enregistrement
  • Avg : uniquement pour un champ numérique, fait la moyenne
  • Count : indique le nombre d'enregistrements correspondant
  • Min : prend la valeur la plus petite
  • Max : prend la valeur la plus grande


Exécution de requêtes


  • En mode "Démonstration", vous avez accès aux requêtes de consultation, celles qui comment par l'instruction SELECT. La requête peut être rédigée sur autant de lignes que l'on souhaite.
  • Dans la version complète, vous avez accès aux requêtes d'exécution, celles qui permettent de supprimer des enregistrements (DELETE), celles qui les modifient (UPDATE), et ainsi que toutes les autres requêtes (INSERT INTO, ALTER TABLE, DROP TABLE, etc.). La requête peut être rédigée sur autant de lignes que l'on souhaite.
  • La version complète vous offre une troisième fonction, "Requêtes multiples" : cette fonction permet de préparer une liste de requêtes d'exécution, chaque requête étant rédigée sur une seule ligne, puis de lancer l'exécution. Le programme va exécuter toutes les requêtes les unes après les autres, en rafale, en une seule opération.
Afin de vous aider dans la rédaction de vos requêtes, vous disposez de la liste des tables, ainsi que de la liste des champs de la table sélectionnée, vous pouvez ainsi placer le nom d'une table ou le nom d'un champ par un double clic de la souris.

Le bouton"Charger" vous permet de pointer sur un fichier ANSII ou ASCI dont l'extension sera TXT ou SQL et dans lequel vous aurez préalablement mémorisé une requête complète. Le bouton "Sauvegarder" vous permet, à l'inverse, d'enregistrer la requête courante. Enfin, le bouton "Appliquer" lance l'exécution de la requête courante.

Exemple ci-dessous : un double-clic sur le mot SELECT, il vient s'inscrire dans la zone de texte, puis un autre double-clic sur le champ Code, il vient s'ajouter à la suite de SELECT.

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Si vous avez de nombreux champs à sélectionner, indiquez que vous souhaitez une virgule à la suite de chaque champ, cela vous évitera d'avoir à le faire manuellement.

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Vous pouvez aussi souhaiter utiliser la fonction ALIAS pour la table. Dans ce cas, indiquez quel alias vous attribuez à la table concernée. N'oubliez pas de modifier l'alias si votre requête implique plusieurs tables.
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Analyse structure et données


Cet outil vous permet d'obtenir la liste des tables, la liste des champs et le nombre d’enregistrements de chaque table. Pour cela, vous devez lancer la fonction « Scanner » qui va analyser l'ensemble de la base, table par table. A la suite de cette analyse, vous pourrez afficher le résultat sous la forme d'une simple liste, avec nombre de champs et nombre d'enregistrements, ou d'une liste détaillée, avec le nom de tous les champs de chaque table.

Lancement de l'analyse

Une jauge vous indique la progression des opérations, le nom de la table en cours d'analyse est affiché en bas et à droite de la fenêtre

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Résultat d'une analyse simple

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Filtrage des tables

Une fois l'analyse terminée, vous pouvez masquer les tables selon le nombre d'enregistrements.

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Le résultat avec application du filtre

Dans l'affichage ci-dessus, nous avons 13 tables dont le nom commence par Element. L'analyse nous permet d'afficher seulement 7 tables en masquant les tables ayant moins de 10 enregistrements.

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Analyse simple ou détaillée (avec la liste des champs)

  • Analyse simple : Liste des tables, avec nombre de champs et nombre de lignes.
  • Analyse détaillée : Liste des tables comme ci-dessus, avec en plus la liste des champs de chaque table, et une fonction permettant de replier ou déplier chaque table ou toutes les tables en même temps. Pour chaque champ, le type de données et le nombre de caractères s'il s'agit de texte.
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  • Cliquez sur le symbole [moins] pour masquer la liste des champs d'une table
  • Cliquez sur le symbole [+] pour déployer la même liste
  • Utilisez les boutons pour tout masquer, ou pour tout déployer.
  • Vous pouvez imprimer, demander un aperçu avant impression, ou copier tout le tableau dans le presse-papier du système d'exploitation afin de le coller ensuite dans un autre logiciel
  • Un double-clic sur le nom d'une table vous permet d'en afficher le contenu.


Les options




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Mots réservés à afficher

  • Les éléments sélectionnés de cette liste sont affichés dans l'outil « Exécution de requêtes »
  • Vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments de cette liste, sauvegarder la liste, la réinitialiser, ou importer le contenu d'un fichier.
  • Le nom de fichier par défaut est « ListeMotsSQL.txt »
  • Si le logiciel détecte la présence de ce fichier au démarrage, il sera chargé automatiquement.

Ignorer ces tables

  • Placez dans cette liste les tables que vous ne souhaitez pas afficher.
  • Le nom de fichier par défaut est nommé « ListeExclusions.txt ». La personnalisation et les fonctions sont les mêmes que pour les « Mots Réservés ».

Inclure ces tables

  • Si vous ne sélectionnez rien dans cette liste, toutes les tables sont affichées, sauf celles que vous avez placé dans la liste des exclusions. Sinon placez dans cette liste les tables que vous voulez afficher.
  • Le nom de fichier par défaut est nommé «ListeSelections.txt ». La personnalisation et les fonctions sont les mêmes que pour les « Mots Réservés ».

Trouver ces champs

  • Trouvez les tables en fonction du nom des champs qu'elles contiennent !
  • Placez dans cette liste les champs que vous recherchez, toutes les tables correspondantes seront affichées.
  • Le nom de fichier par défaut est nommé «ListeChamps.txt ». La personnalisation et les fonctions sont les mêmes que pour les « Mots Réservés ».

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